CAS CLIENT – France Terre d’asile

« Newmips nous a apporté en quelques semaines une plateforme multi-canal adaptée à nos collaborateurs et usagers. Elle est aujourd’hui déployée dans une dizaine de plateformes d’accueil » (Guillaume Landry – Chef de service France Terre d’asile)

 

Contexte

L’Office francais de l’immigration et de l’intégration (OFII), établissement public à caractère administratif, a confié à France Terre d’asile (FTDA) la réalisation de prestations de pré-accueil des demandeurs d’asile aux seins des plateformes d’accueil des demandeurs d’asile (Pada).

(France Terre d’Asile)

 

Besoin

Afin d’accomplir au mieux sa mission, l’association France Terre d’Asile souhaite disposer d’un logiciel de domiciliation et d’enregistrement du courrier des usagers des Pada de France Terre d’asile.

L’objectif à court terme est de moderniser son Système d’Information et mettre rapidement, à la disposition de ses plateformes d’accueil, un outil de gestion simple et ergonomique.

D’autre part, France terre d’asile souhaite harmoniser les pratiques entre ses différents établissements, offrir les mêmes prestations sociales aux usagers dans toutes ses Pada et améliorer le confort de travail de ses salariés.

 

Solutions

Newmips a mis en oeuvre la plateforme d’accueil des demandeurs d’asile, générée en majeure partie à partir du logiciel Newmips. Pour adapter l’ergonomie à chaque type d’utilisateurs, un extranet et un back-office ont été créés.

L’extranet a été mis en place afin de permettre à l’usager de pouvoir vérifier, sans patienter dans la file d’attente, l’arrivée de son courrier. Chaque plateforme d’accueil est équipée d’une borne d’information usager avec lecteur de code barre. Celle-ci permet aux usagers de scanner une carte, les informant de l’arrivée de leurs documents administratifs.

Le back-office permet aux agents de FTda d’enregistrer les demandeurs et leur courrier et générer les cartes à code barre.

L’application permet également la génération de documents personnalisés (lettre, attestation, CERFA).

 

Bénéfices

Newmips permet à tout un réseau d’uniformiser ses procédures mises en place dans les Pada pour accueillir les demandeurs d’asile. La solution permet d’éviter aux usagers une attente prolongée d’une part et améliore le confort de travail des agents d’autre part.

Les équipes ont travaillé en étroite collaboration pour apporter une solution simple et ergonomique. La borne permet de réduire l’afluence des demandeurs d’asile dans les centres.

Le gain est par conséquent multiple du côté de FTda : en moins de 2 mois de réalisation, le processus métier des centres d’accueil est dématérialisé et les agents gagnent en efficacité dans le traitement des demandes.